Wohin mit den Garantiescheinen?
Garantiebelege können digital gescannt, automatisch abgelegt und markiert werden. Danach findet man sie im DMS, Dokumentenmanagement System mit einer Volltextsuche wieder.
Die Originale können wahlweise eliminiert oder an einem sicheren Ort aufbewahrt werden.
DMS, was ist das?
Ein DMS, oder Dokumentenmanagement System speichert und verwaltet digitale Belege. Dabei können eine Vielzahl von bestehenden digitalen Dokumenten, wie Tabellen-Kalkulationen oder PDF verarbeitet und archiviert werden.
DMS, wie geht das?
Die Belege werden entweder eingescannt, über ein Web-Portal hochgeladen oder im Netzwerk in einen Ordner abgelegt. Danach werden sie ins DMS System überführt und mit automatisch zugewiesen, gekennzeichnet und ettiketiert.
Was passiert mit meinen Belegen?
Alle Belege werden an einem sicheren Ort im DMS gespeichert, es wird zuvor eine Kopie (das Original) erstellt, die niemals verändert werden kann.
Die Papierbelege können danach vernichtet werden. ACHTUNG: Gesetze beachten.
Was ist die Technik hinter DMS?
DMS ist ein Software-System, bestehend aus den Komponenten Datenbank, Logik und Webdienst. Mit einem herkömlichen Internet-Browser greift man auf das System zu und bewirtschaftet im Web-Portal seine Dokumente und Belege.
Die Logik sorgt dafür, dass das System mit der Zunahme von Belegen lernt. Die Datenbank archiviert die Belege und macht sie über eine Volltextsuche verfügbar.
DMS lässt sich auf verschiedenen Plattformen installieren:
- Synology NAS
- Notebook, PC
- Server
- Mini-PC wie z.B. Raspberry
