Wie führt man neue Tools ein?
Seit Jahr und Tag haben die interne und externe IT die selben Prozesse, wenn es um die Einführung von neuen Tools geht:
- Tests in der IT
- Tool für gut befinden
- Heimlich ausrollen und überall installieren
- 1-2 Befürworter im Business finden
- Tool als Standard gesetzt markieren
- Sich den nächsten Aufgaben widmen und wundern, wenn Benutzer das Tool nicht oder nicht richtig einsetzen und sich beklagen
Welche Fehler sollte man machen, wenn man erfolglos ein neues IT Tool einführen will
Die Einführung eines neuen IT-Tools ist oft mit hohen Erwartungen, aber auch mit Risiken verbunden. Damit es so richtig scheitert oder teuer und ineffektiv wird, sollte man folgende Fehler zwingend machen:
1. Niemals Nutzer:innen einbinden
Vorteil: Wenn das Tool „von oben“ eingeführt wird, braucht man nicht auf Bedürfnisse einzugehen. Die Entscheidungswege sind dadurch um einiges kürzer, es gibt keine unnötigen und schwerfällige Diskussionen über Sinn und Funktionen
Folge: Das Tool wird nicht benutzt und im besten Fall mit einer Umgehungslösung (Shadow IT) durch ein anderes ersetzt. Damit hat die interne IT weniger zu tun und der Benutzer ist zufrieden
Vermeiden: Frühzeitige Kommunikation, Benutzer:innen abholen und einbinden oder Workshops und Pilotphasen anbieten
2. Keine Ziele und Lieferobjekte definieren
Vorteil: Projekte ohne Ziele haben mehr Platz für Kreativität, engen daher auch den Geist nicht ein, die Motivation bei den Umsetzern bleibt hoch, die Verbindlichkeit aus
Folge: Das Projekt macht Spass, ist teambildend und kostet die Unternehmung so richtig viel Geld
Vermeiden: Agenden, Projektpläne, Lieferobjekte, Zeitleisten, Verbindlichkeiten und herausfordernde Hinterfragungen. Dringend von wichtig unterscheiden
3. Bestehende Prozesse ignorieren
Vorteil: Prozesse sind von früher und engen nur die Kreativität ein. Ohne sie kann der kreative Schöpfer sich viel freier bewegen
Folge: Was bewährt war, kann endlich hinterfragt oder gleich ganz ignoriert werden. Dies gibt dem Freigeist den nötigen Raum, die Geschäftsfälle neu auszurichten
Vermeiden: Analysieren, hinterfragen, aus Fehlern zu lernen
4. Auf Schulung und Change Management verzichten
Vorteil: Die Mitarbeiter wissen nicht, was das Tool machen kann oder soll, sie kommen daher nicht auf Verbesserungsvorschläge. Änderungen (Change) mag sowieso niemand
Folge: Unsicherheit, Selbstbeschäftigung, keinen klaren Nutzen, Frustration steigt
Vermeiden: Auf Verbesserungen eingehen, Ziehende aufhalten (Kündigungen durch Frust gehören zu einer gesunden Betriebskultur)
