Belege archivieren mit DMS (Dokumentenmanagement System)
Was ist ein DMS
Ein DMS verwaltet digital abgelegte Dokumente. Dabei können diese Dokumente von unterschiedlichen Quellen stammen. Eingehende Mails können genauso automatisiert verarbeitet werden, wie gescannte Belege. Optimalerweise überwacht ein DMS einen oder mehrere Ordner, liest die Dokumente ein und ordnet sie nach vordefinierten Kriterien ein.
Im Beispiel weiter unten im Bild, werden alle Dokumente, die im Ordner LRG abgelegt werden, automatisch den Lieferanten-Rechnungen (Kreditoren) zugeteilt.
Was nützt mir ein DMS als Privatperson?
Die Gebrauchsanweisung und der Garantieschein vom Rasenmäher Roboter erhält man in der Regel als Papier.
Diese Belege können mit jedem beliebigen Scanner digitalisiert und dem DMS hinzugefügt werden.
Danach werden die Dokumente mit Freitext durchsuchbar.
Das System findet unter tausenden von Dokumenten diejenigen, welche mit dem Suchbegriff übereinstimmen.
Je mehr Dokumente das System zu verarbeiten hat, umso mehr lernt es, die richtigen Tags zu finden und anzuheften.
Wie setzte ich ein DMS in der Unternehmung ein?
Bei unseren Kunden setzen wir das DMS ganz unterschiedlich und auf die einzelnen Bedürfnisse abgestimmt, ein. Bevor das Dokumentenmanagement System zum Einsatz kommt, werden die einzelnen Prozesse hinterfragt, notiert und mit den verschiedenen Bedarfsträgern abgestimmt.
Dann werden die Prozesse im System mit Hilfe von Workflows abgebildet.
Ein DMS hat verschiedene Eingangs-Kanäle oder Quellen
Das System kann Mail-Adressen abfragen und automatisch verarbeiten. So werden zum Beispiel die Datei-Anlagen im DMS hinterlegt. Alle Mails, welche an rechnungen@kunde.xy geschickt werden, sind damit automatisch zugeteilt und mit Freitextsuche verfügbar.
Lieferscheine, die an wareneingang@kunde.xy geschickt werden, landen automatisch in der Logistik, wo sie auf einem grossen Touch-Bildschirm weiterverarbeitet werden.
MFP Geräte mit Scan-Zielen definieren
Manuelle Bar-Verkäufe, welche einmal täglich auf einem MFP Gerät gescannt werden, sind danach im Netzwerk-Ordner Kasse\Bar abgelegt und vom DMS automatisiert zugeteilt.
Dafür werden auf den Scanner die entsprechenden Ziele hinterlegt und auf dem Start-Bildschirm über einen Button definiert.
Dokumente suchen und finden. In Bruchteilen einer Sekunde. Auch bei mehreren Tausend Dokumenten
Einmal abgelegt, können die Dokumente auf einfachste Art und Weise wieder gefunden werden.
Dafür gibt es eine Volltextsuche, die auch dann Treffer landet, wenn die Qualität mal nicht so stimmt.
Egal, ob man nach Artikelnummer oder Bezeichnung sucht.
Welche Dokumenttypen können verarbeitet werden
Das DMS liest eine Vielzahl von Dokumenttypen ein und verarbeitet sie, bzw macht sie danach maschinenlesbar mit Volltextsuche. Dazu gehören alle Office-Dokumente von Excel, Word und PowerPoint oder auch PDF und verschiedene Grafik-Formate, wie PNG oder JPG.
